どうも、ブロガーのきゃわです。
私は過去に会社員として働いていたことがあります。どちらかというと私は、ミスのないように仕事をするタイプでした。
時には「ちょっと時間が掛かりすぎだよな」と思うこともありまして、その際は「やらなければいけないこと」と「やった方が良いこと」を分けるようにしていました。
上記について、これから深堀していこうと思います。
丁寧に仕事をするのはあくまでもミスを減らすためです
まず丁寧に仕事をする目的って作業を進める上で発生するであろうミスを極力減らすためですよね。
例えば仕事は速いけどミスをしている箇所が何個もあってやり直しが何回も発生している場合と、丁寧に仕事をしてミスなく仕事を完了した場合では結果的にその作業に掛かった時間に違いが出てくるはずです。
前者はやり直しの結果通常の1.5倍くらいの時間が掛かってしまったのに対して、後者が通常の1.2倍くらいの時間が掛かったのであれば、後者の方が時間効率は良い訳です。
ただ丁寧に仕事を進めていると、時間が掛かってしまうというデメリットもあります。
なので、あくまでもミスを減らすために丁寧に仕事を進めていくという意識が重要になります。
丁寧に仕事をすることが目的になってはいけません
よくある勘違いとして全てのことを丁寧に行うというのがあります。
例えば普段から行っているルーティン業務や簡単な作業などまでも丁寧にやってしまうと、ただただ時間だけを浪費してしまいます。
丁寧に仕事をするのはあくまでもミスを減らすためで、全ての作業を丁寧に行う必要はないはずです。
要所要所大切なところだけを丁寧に確認するくらいが丁度良いはずです。
遠回りしすぎないことが重要です
丁寧に仕事をしすぎると、やたら遠回りしてしまうことがあります。
例えば「資料を作成したら必ず全ての値が間違っていないか確認しよう」という信条のもと仕事をしている場合、一目見れば分かる資料でさえも逐一チェックしなければならずかなり効率が悪いです。
作成物に誤りがないかをチェックすることはとても重要です。ですが、丁寧にチェック作業を行うのか簡易的にチェック作業を行うのかはケースバイケースのはずです。
仕事を終わらせることを第一に考えましょう
個人的に仕事において一番大切なことって、完了させることだと思っています。
例えば「色々頑張ったけどできませんでした」とか「納期に間に合いそうにありません」などは、特別な事情でもない限り仕事の取り組み方に問題があるのではないかと思っています。
仕事を終わらせることと丁寧に仕事を進めることは、両極端の考え方に見えて補完性のある考え方のはずです。
仕事の完了条件って、「その仕事にミスがなく完璧な状態であること」ですよね。
なのでどれだけ早く仕事を終わらせてもミスがあっては意味がないですし、ミスはないけれど普通の人の2倍以上時間が掛かってしまうのでは他の仕事に影響が出てしまいます。
ですので上記の良いところを両取りしてやれば良いのです。
「仕事は早く終わらせることを第一に考えているが、ミスがあるとその巻取りに時間が掛かってしまうためミスが起きそうなところや難しい作業のところは慎重に行う」といった考え方で仕事に取り組むと良いはずです。
遠回りしすぎて仕事が終わらなくなるのは論外です
そして個人的に一番やってはいけないと思うのは、仕事が終わらなかったという事態です。
どれだけミスしようがどれだけ誰かに迷惑を掛けようが仕事が完了さえすれば、一区切りつけることができます。
ですが、仕事がいつまでも完了できないと1つの仕事に永遠と足を引っ張られ続けることになるんですよね。
仕事の進みが遅いと感じたら必要なことと不要なことを分けてみましょう
もしあなたが仕事の進み具合が良くないと思うのであれば、今やる必要のあることと今はやる必要のないことを分けてみると良いはずです。
例えば明後日使う資料と1週間後に使う資料だったら明後日使う資料を先に作りますよね。こういった感じで、今やる必要のあることをやるというスタンスで良いと思います。
杞憂しないようにすべきです
必要なことと今は必要のないことを分けるといっても、「本当に後回しにして大丈夫かな」とか「何か問題が起きたりしないかな」などと不安に思ってしまうこともあります。
個人的に上記に関しては、そこまで心配する必要はないと思っています。というのも優先順位の高い方から処理をするのは当然のことですし、万が一後回しにした作業の方で問題起こったとしても「優先順位の高い作業を先にやりました」と言えばある程度納得してもらえるはずです。
これは経験則ですが、後回しにしたからといって問題が起こることはほとんどありません。杞憂しすぎずに目の前の作業に集中すれば良いはずです。
一番重要なのは「やるべきこと」をきちんと実行することです
「やるべきこと」だったり「やらなければいけないこと」だったりは仕事において非常に重要です。
仕事の取り組み方として大事なのが「やるべきことをきちんとやること」でして、個人的にやるべきことさえやっていれば問題が起こることはほどんどないと思っています。
逆に「やるべきこと」や「やらなければいけないこと」を放置してしまうと、それが積み重なって後々大問題になる可能性が高くなります。
「やった方が良いこと」は最悪後回しでも良いはずです
「やった方が良いな」とか「ここまでできたら良いな」ということは後回しにしても良いのです。
「やった方が良いこと」の優先度はそこまで高くありません。強いて言うなら「時間に余裕があればやった方が良いよね」くらいです。
それよりも「やるべきこと」に時間を割くべきです。
なぜなら「やるべきこと」を放置していると絶対に他のところに影響を及ぼすからです。
例えば経理部が給与の計算をしなかったらその月の給料が社員に払われなくなってしまいます。これは大問題ですよね。
ですが、来月のボーナスの計算を後回しにして今月の給与の計算をするのは問題ないはずです。
今月の給与の計算は「やるべきこと」ですが、来月のボーナスの計算は「やった方が良いこと」です。
丁寧に仕事をすることは悪いことではないはずです
最後になりますが、丁寧に仕事をするのは悪いことではありません。ですがここまで説明した通り、ずっと丁寧に仕事をすると莫大な時間が掛かってしまいますが、要所要所で丁寧に仕事をするのはミスを減らすために効果的です。
仕事の進め方は人それぞれです
といっても仕事の進め方は人それぞれです。
例えばとにかく仕事を終わらすことだけを考えている人とかもいます。ミスがあるかどうかは一旦考えずに仕事をするやり方です。
上記のようなやり方が肌に合っているという人もいるはずです。
それはそれで良いと思います。
仕事の進め方なんて人それぞれある訳ですから、今回説明したやり方が一番正しいのかというとそうではありませんからね。ただ1つのやり方として今回の仕事の進め方を説明させて頂きました。
迷惑を掛けない範囲で自分のやり方を模索しましょう
仕事の進め方に関しては、今回紹介したやり方も含めて色々試していけば良いはずです。
あなたにとっての正解はあなたにしか見つけられないので、迷惑を掛けない範囲で色々試してみたら良いはずです。